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调查研究

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    关于加强科技小额贷款公司内部控制的探析

    时间:2016-06-28 09:51:34 【字体:

     

                                                  高新科贷公司     蔡敏

    为了进一步了解科贷公司内部控制与管理情况,根据科贷公司规范发展的总要求,高新区科贷综合财务部于2014年6月25日至7月8日采用重点调查的方式对宿迁市内科技小额贷款公司的内部控制情况进行了调查访问,并对宿迁市高新区科技小额贷款有限公司就加强内部控制进行了内部审查和重点研究,发现了科贷公司内部控制中普遍存在的问题,并对这些问题进行了思考和分析,且提出自己的一些建议。科技小额贷款公司是对我国金融市场的有利补充,特别是为处于市场经济底层的中小微型企业的资金需求提供了新的融资途径,对社会经济尤其是中小微型民营经济的发展起到了非常重要的作用。科贷公司经营的是信贷产品,其实质是经营的信贷风险管控能力,其核心是关系到经营的可持续性,科贷公司的风险管控能力的高低,取决于内部控制的体系是否完善。

    2010年12月,江苏省政府办公厅正式下发了《省政府办公厅关于开展科技小额贷款公司试点的意见》(苏政办发〔2010〕103号),在全国率先设立科技小额贷款公司,随后科贷公司像雨后春笋般在江苏各县市迅速建立起来。目前,宿迁市已经成立四家科技小额贷款公司,分别是宿迁市高新区科技小额贷款有限公司、宿迁市理想科技小额贷款有限公司、宿迁市半边天科技小额贷款有限公司和宿迁市海洋科技小额贷款有限公司。其中,宿迁市高新区科贷公司成立于2013年12月25日,是宿迁地区唯一一家大型国有资本控股的科贷公司,注册资本为3亿元人民币,公司在坚持为科技型中小微企业经济发展服务的前提下,以“小额、分散”为经营原则,运用发放贷款、创业投资、提供融资性担保等手段,服务于全市科技含量高、市场销路好、资源能耗低、产品附加值高的科技型企业,帮助科技型企业做大做强。自成立以来,不断强化内部控制体系组织与机构控制、公司员工管理、授信业务控制、资金业务控制、流动性风险的控制、贷款业务控制、会计业务控制和稽核与监察控制,通过完善内部控制措施、健全内部控制体系,使公司的管理行为得到全面规范、经营风险得到有效控制,各项业务在依法、合规、安全、稳健的基础上迅速发展,截止到6月31日已为市内39家中小微企业提供了17420万元的贷款支持。

    一、当前科技小额贷款公司的内部控制特点及现状:

    正如其他金融类行业一样,科贷公司内部控制包括信息沟通、内部环境、内部监督、风险评估和控制活动五个部分,具体分为组织结构控制、预算控制、内部审计控制、授权批准控制、员工素质控制和风险管理控制等部分。科贷公司内部控制是由公司董事会、监事会、经理层和全体员工实施的,旨在实现控制目标的过程,内部控制的目标是保证贷款公司的经营管理合法合规、资金安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营成果和经营效率,促进公司实现发展战略。如图1为公司内部控制结构图:

    (1)组织结构: 大多数科贷公司在成立之时,都建立起了股东会、董事会、监事会和高级管理层之间的权力制衡与利益制衡机制、科学决策机制与激励约束机制。以高新区科贷公司为例,在建立各项机制的同时,配合以严密的内部控制制度,实现了“规避风险、汇集资本和管理专业化”的目标,按照现代企业治理结构的要求,逐步完善经营决策、人力资源管理、风险控制、内部审计、信息披露和激励约束等运行管理体系。如图2为宿迁市高新区科技小额贷款有限公司组织架构图。

    (2)全面预算控制:全面预算是指企业对一定期间经营活动、投资活动、财务活动等做出的预算安排。统观全市科贷公司,在公司成立初期,贷款业务刚刚起步,利润较低,所以把内部控制的重点放在控制成本上。随着企业不断发展壮大,内部管理也逐步完善。如宿迁市高新区科技小额贷款有限公司自成立以来,以财务为管理核心,以会计内控为切入点,以内控管理和队伍建设为基础,不断增强市场竞争能力、价值创造能力和风险控制能力,形成了有效的全面预算体系。严格按照集团公司的标准,在控制营运成本的同时,扩大经营效益,实现资本增值。2013年12月,高新区科贷公司经营成本   元,收入  元,到今年6月底,经营成本   ,收入达到   。

    (3)内部审计控制:目前看来,各家科贷公司为了规避风险,都很重视自身的内部审计工作,但是由于成立时间较短、规模较小、人员较少等原因,没有设置内部审计机构或内部审计岗位的现象很普遍,部分公司虽然设置了内部审计机构或内部审计岗位,但缺乏独立性和专业性,最终使得内部审计工作效果甚微。同时,由于一些科贷公司的财务审计专业人才缺失或缺乏专业培训,导致会计核算工作不规范、会计基础工作薄弱,不能提供真实、完整、清晰的会计核算资料,都使得内部审计工作不能顺利实施。

    (4)授权审批控制: 完善授权审批制度是保护资金安全、规范公司管理的重要方面。授权审批制度不合理或者执行不严格,将会造成下级越权使用权利,一旦信贷人员未经上级审批就向财务部门传递发放贷款的信号,贷款公司的资金安全将会受到威胁。另外,授权审批制度必须采用正式文书的形式,明确责任人。有部分科贷公司采用口头审批制度,出现问题后互相推诿,无法问责,不利于防控风险,也不利于及时解决问题和开展业务。高新区科贷公司建立了非常严格的授权审批制度,从贷款客户申请到贷款结束明确责任人,管理层采用书面形式进行各项审批,如图3所示为高新区科贷公司日常业务流程及审批流程图: 

     (5)员工素质控制:加强科贷公司的员工素质的提升是控制风险的有效途径之一,是合理规避道德风险和操作风险的最佳手段,避免给公司内部在贷款、财务、专业人员管理上的漏洞和缺陷造成风险。人员素质的参差不齐和监管机制的不完善,可能造成道德上的风险;另外,由于专业人才缺乏,因此在业务审核、流程控制等操作上缺乏竞争力,加大了操作风险。大多数科贷公司都认识到这个问题,在人员招聘上层层把关,在省金农公司的引导下不断加强对员工的培训。对于高新区科贷公司来说,提高人员素质是非常重要的方面,首先是严格把关招聘环节,选取综合素质高、有业务经验的人员,高级管理人员和业务骨干平均拥有近20年经济、金融工作经历,拥有丰富的银行、证券等领域从业经验。另外,不断加强对员工素质的培养,多次组织人员到上海、南京、苏州、杭州等地进行考察学习,并且定期参加省金农公司的业务培训。同时,公司出台了《员工学习培训制度》,做到天天学知识,周周听讲课,让全体人员参与其中,营造非常良好的学习环境。

    (6)风险管理控制:调查显示,由于小额贷款公司的目标客户为中小微企业,风险管理控制是各家科贷公司的重中之重,坚持“小额”和“分散”的投放原则,除了在各项企业制度上下功夫,还要在实际操作中严格执行。高新区科贷在成立之初就建立起《贷款业务流程及管理制度》、《担保措施落实管理暂行办法》、《放款流程管理暂行办法》、《涉险业务管理暂行办法》、《业务审批管理暂行办法》、《员工绩效考核细则》等制度,这些制度的建立在规范贷款操作流程的同时,也最大限度的调动了员工的积极性。在实际经营中,公司要求员工严格按照各项制度开展工作,定期考核,坚持控险先行,及时把握企业经营信息。一是严格执行国家法律法规及行业政策,在客户刷选上杜绝对五类重点企业及与经济变化密切的相关行业进行贷款;二十严格贷款准入条件,除了对借款主体的调研还要对担保主体及抵质押物进行价值评估,重视第二还款来源;三是严格执行贷后管理制度,每月回访、及时跟踪,把贷款风险降到最低,坚决杜绝因人为因素造成贷款损失。完善的风险控制体制使得高新区科贷公司到期贷款收回率和应收利息回收率为100%,损失类贷款为零。

    二、科贷公司内部控制中存在的普遍问题:

    在我国,企业现阶段的内控存在很多问题:对内控的认识不清楚、设计不科学不系统、重事后控制轻事前控制、重视有形资产控制轻无形资产控制、缺乏实施的主动性、缺乏整体规划和协调、已经建立的一些控制措施方法及程序不能有效执行、监督和检查力度不够,考核奖惩力度欠缺,科贷公司也不例外。

    (一)内部环境方面:内部环境指科技小额贷款公司实施内部控制的基础,一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源等。目前,科技小额贷款公司实施内部控制的基础薄弱,具体表现为:
      (1)公司治理结构不完善。《省政府办公厅关于开展科技小额贷款公司试点的意见》中规定“科技小额贷款公司应按照《公司法》要求建立健全公司治理结构,明确股东、董事、监事和经理之间的权责关系,制定稳健有效的议事规则、决策程序和内审制度,提高公司治理的有效性。”部分科贷公司虽然按此规定建立了自身的公司治理结构,但缺乏执行能力,使公司治理结构写在纸上、贴在墙上,股东会、董事会、监事会和管理层的“三会一层”管理架构流于形式,多数以管理层控制为主,缺乏足够制衡作用。
      (2)人力资源政策不科学。首先是人员引进条件过于宽松。《2013中国小额信贷机构竞争力发展报告》显示,除部分高管和业务骨干外,小额贷款公司员工多数没有银行从业经验、不具备金融理论和实践知识,缺乏从事金融业的必要技能;另外,人员约束和激励政策不完善。只有少数科贷公司建立了完善的责、权、利相结合的绩效考核体系,很多小额贷款公司缺少良好的激励约束体系,从而致使从业人员流动性大,加大了内部控制难度。  

    (3)内部审计不到位。有一些科贷公司规模太小,没有建立内部审计机构及岗位;一些公司虽然建立了内部审计机构和岗位,但缺少专业性或由于兼岗的存在使得内部审计缺少独立性;一些科贷公司财务及审计人员的能力有限,使得内审工作效果较差。

    (4)机构设置不合理。首先,部分科贷公司部门机构设置不合理。由于大部分科技小额贷款公司运作时间较短,部分小额贷款公司的内部控制意识还比较薄弱,没有专门设立风险控制、内部审计等内部监督部门;部分小额贷款公司虽然设立了内部审计、风险控制等相关部门,但实际执行中形同虚设。其次,大多数科贷公司岗位权责分配不合理。根据央行发布的《2014年一季度小额贷款公司数据统计报告》显示,截至2014年3月底,江苏省已建立包括农村小额贷款公司和科技小额贷款公司在内的贷款公司共607家,从业人员共计6025人,可见省内小额贷款公司平均从业人员为10人。多数科贷公司因人员不足,形成普遍的员工兼岗现象,容易造成在公司未及时采取切实控制措施的情况下员工兼任了不相容岗位。

    (二)会计系统控制问题

    (1)会计政策、会计准则的执行。公司有关会计的政策是会计核算的根据,是必须遵守的工作规范,同时也是相关员工工作的方针、指引。然而目前,有些科贷公司在会计政策、会计准则的执行上存在一些问题,例如缺少固定的会计政策等将导致公司无法从会计部门那儿获取真实的财务信息。同时,部分科贷公司没有制定相符的会计准则,造成财务人员日常工作时出现各种各样的工作差错或违规行为。

    (2)会计凭证及档案的管理。会计档案是记录和反映经济业务的重要资料和证据。科贷公司一般规模较小,会计部门人员有限,造成公司缺少足够的人力来进行严格管理,致使一些公司的会计凭证和档案缺失。

    (3)人员和岗位的控制。当前,多数科贷公司依照内部控制程序设置了机构和人员,但在信贷业务、风险业务以及重要岗位人员的设置与配备上还是存在诸多问题。部分公司的管理层往往忽略了各专业条线的必要性和人员综合素质的重要性,造成“因人设岗或因人废岗”的情况,导致机构设置不合理、人员素质不合格。

    (三)风险防范方面的问题:
      (1)不能及时识别风险。部分科贷公司未设立专门的风险管理部门或岗位,风险管理只停留在规章制度上;部分小额贷款公司员工缺乏金融业从业经验,金融行业的法律法规、财务制度、小额信贷技术等专业理论知识匮乏,业务操作不规范,风险意识薄弱以及对当地市场环境不熟悉等因素,导致员工未能及时识别风险。
      (2)对风险不能准确评估。目前为止,科贷公司还没有纳入央行的征信系统,对客户的信用调查主要依靠管理层或信贷员的日常了解,很那获取客户最真实、完整的信用状况,同时,由于一些科贷公司缺乏小额贷款风险评估技术和专业的人才,使得公司难以准确评估风险。
      (3)科贷公司普遍存在信贷管理松散、风险管理不到位等问题,很多公司的风险控制不能涵盖贷前、贷中和贷后整个信贷过程。一是贷前调查不充分,信贷人员没有按照贷款操作规程中的要求对客户进行深入细致的实地调查;二是贷中审批不严格,部分科贷公司的业务部门与审批决策部门未分开设置,导致公司为拓展业务而忽视风险的存在;三是贷后管理不到位,信贷人员未对借款人进行动态监控和预警管理,而过分依赖借款企业的道德和诚信。根据江苏省金农公司的统计,尽管目前贷款逾期率的总体水平不高,但仍呈现出逐步上升的态势,个别科贷公司也曾出现大额逾期的情况。可见,很多科贷公司未能对已识别风险进行合理有效控制。  

    (四)内部监督方面。

    科贷公司由于发展较晚、规模较小,在开始设计和建立内部控制制度时普遍存在不健全、不完善的问题,在实际执行过程中,也会存在内部控制低效或失效等问题。部分科贷公司没有完善的内部控制监督制度、规范的内部监督程序和科学的内部控制评价标准,同时缺乏高素质的内部控制人才,并且在公司治理结构、内部审计等方面存在较大问题,因此不能对内部控制开展有效地监督检查,不能科学、客观地评价内部控制的有效性,不能及时发现内部控制的缺陷并对其加以完善。

    三、完善科贷公司内部控制的建议:

    (一)内控制度和业务流程方面。

    (1)统一规范的管理制度。完善信贷管理规章制度、改善信贷运行管理体制、实行严格的分级授权、审贷分离和集体审批制度、建立客户授信和信用评级制度、参照国际通行做法,遵循审慎的信贷、会计原则,合理计提各项准备。通过采取上述措施,使信贷资产质量在同业中处于较好水平。

    (2)设计合理的组织结构。在组织架构上,设立专门的信贷投资审批委员会,统一信贷投资管理,加强风险控制,完善信贷投资审批工作流程;建立信贷经营、信贷投资审批、信贷投资管理的分管体系,强化信贷经营、管理机构的相互分离和相互制约。

    (3)在管理流程上,进一步完善信贷市场准入、运行和退出机制。建立专职审批人制度,提高审批质量和审批效率,强化资产保全部门的工作职能,提高资产保全工作的质量和效率。

    (4)在责任机制上,建立经营主责任人和审批主责任人制度,进一步明确岗位职责,强化岗位责任的约束,培养诚信尽责的管理文化;对没有尽职履行岗位职责的有关责任人实行岗位风险责任处罚。

    (5)在风险管理措施上,全面实施和进一步细化信贷投资资产风险分类制度,建立信用风险监测、评估、控制、补偿管理框架,提升风险管理水平;实行严格的信贷资产质量考核制度,严格控制新增不良贷款以及投资款,大力清收和化解存量不良资产。规范公司贷款业务操作规程、完善信贷业务担保和以物抵债管理,不断强化贷前调查、贷时审查、贷后检查的“贷款三查”和信贷准入、运行、退出的信贷全过程管理,实行信贷资产风险五级分类制度并细化五级分类操作办法,采用全省统一的小额信贷管理系统、会计账务系统和业务监管系统等,并按省金融办要求联网运行,

    (二)内部环境方面。

    (1)完善公司治理结构。完善的公司治理结构是有效实施内部控制的先决条件,并为内部控制的有效执行提供强有力的组织结构保障和工作机制保障。科贷公司应当根据《公司法》的要求建立规范的公司治理结构,明确股东会的表决权、董事会的决策权、监事会的监督权、经理层的执行权,形成科学有效的职责分工和制衡机制。同时,内部控制体系要健全有效,需将决策层、监管层、经理层等高层领导,纳入到相互监督、权力制衡的整个内部控制体系中,即董事会负责内部控制的建立健全和有效实施,监事会对董事会建立与实施内部控制进行监督,经理层负责组织领导企业内部控制的日常运行。
      (2)合理设置机构、分配权责。公司部门机构是内部控制的重要载体,科贷公司要有效发挥内部控制的功能,必须合理设置部门机构,并合理分配岗位权责:一是合理设置部门机构。科贷公司应结合自身业务特点和内部控制要求设置部门机构,应增设风险控制、内部审计等相关部门,进行风险管理和内部控制监督,确保公司经营目标的实现。二是合理分配岗位权责。科贷公司应合理确定各个岗位的权限和相互关系,并在确定职权和岗位分工过程中,体现不相容职务相互分离的要求,形成相互制约机制,如信贷调研与信贷审批岗位分离、业务经办与会计记录岗位分离等。虽然科贷公司员工人数较少,兼岗现象普遍,但公司应及时采取切实控制措施,禁止员工兼任不相容岗位职务,降低公司经营风险。

    (3)加强内部审计。健全内部审计机构、加强内部审计监督是营造守法、公平、公正的内部环境的重要保证。科贷公司应设置内部审计机构或内部审计岗位,并保证内部审计的权威性和独立性,建立健全内部审计工作制度,提高审计人员的专业素质和道德素质,有效开展内部审计工作。此外,科贷公司应按照国家有关规定建立健全公司财务会计制度,真实记录和全面反映业务活动和财务活动,为包括内部审计部门在内的各方提供真实、完整、清晰的会计核算资料。

    (4)改进人力资源策略。公司员工是内部控制设计、执行和考核评估的主体,科贷公司应通过实施人力资源政策,调动员工在内部控制和经营管理活动中的积极性、主动性和创造性。例如高新区科贷公司,不断完善人力资源引进与开发制度。小额贷款公司应根据实际工作需求,制定人力资源需求计划,明确各岗位的任职条件和工作要求,选聘职业道德修养高和专业胜任能力强的优秀人才,并建立员工培训长效机制,不断提升员工素质,加强团队建设。另外,建立《员工绩效考核细则》,设置科学的业绩考核指标体系,对各级管理人员和全体员工进行公开、公平、公正的考核与评价,通过责、权、利相结合的绩效考核机制,将人员的收入和晋升直接与贷款效益挂钩,这样既调动了业务人员的工作热情,又提醒大家注意防范风险。

    (三)风险防范方面。

    科贷公司应及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险,合理确定应对策略。

    (1)及时识别风险。科贷公司应成立专门的风险管理部门或岗位,并对公司员工进行宏观经济形势、财经法规、行业政策、本地市场环境、小额信贷技术、风险管理等相关知识培训,提高员工的综合素质和风险防范意识,使员工能够及时识别公司面临的各种风险。

    (2)准确评估已识别的风险。科贷公司应积极引入或开发具有小额贷款特色的风险评估技术,引进或培养相关的专门人才。如在信用风险评估方面,除积极接入和有效利用央行的征信系统外,科贷公司应努力构建科学、严密、实用、适合小微企业的信用评估体系。

    (3)合理确定风险应对策略。科贷公司应综合运用风险规避、风险降低、风险分担和风险承受等风险应对策略,实现对风险的有效控制。例如高新区科贷公司始终关注与经济变化密切相关行业及五类重点企业的风险暴露,具体包括房地产、工程机械、钢铁、风电设备、光伏等九大行业,以及快速多元扩张型、集团关联复杂型、多头举债借款型、高财务杠杆型、私募基金包装型等五类企业。通过对高风险行业或高危客户群体进行有效识别,规避风险;通过抵押、质押、联保等方式,降低风险;通过与担保公司、保险公司、中介公司等合作,分担风险等。  

    (四)内部监督方面。

    科贷公司应对内部控制建立与实施情况进行监督检查,评价内部控制的有效性,发现内部控制缺陷,应当及时加以改进。小额贷款公司应制定内部控制监督制度,规范内部监督的程序、方法和要求,定期或不定期对内部控制的实施情况进行监督检查;采用科学、完善的内部控制评价标准,对内部控制的有效性进行自我评价;对监督过程中发现的内部控制缺陷,应当深入分析缺陷的性质和产生的原因,及时提出整改方案并向上级报告。由于内部审计机构既是企业内部控制的一部分,也是监督内部控制的主要力量,因此小额贷款公司必须明确内部审计机构在内部监督中的职责权限,确保内部审计机构对内部控制进行有效的内部监督。另外,在客户管理上,可以参照高新区科贷公司的做法,积极推行“发展一批、巩固一批、调整一批、淘汰一批”的客户分类管理,培育和发展基本客户群体,淘汰风险高的劣质客户,优化和调整信贷以及被投资客户结构。

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